Zaman yönetimi özellikle serbest çalışanların (freelancers)
edinebileceği en önemli niteliklerden birisidir. İyi bir zaman
yönetimiyle gerek profesyonel gerek kişisel yaşamda sizin için önemli
olan birçok şeyi yapacak zaman bulabilirsiniz.
Başarılı bir zaman yönetimi özellikle yeni serbest çalışanlar için büyüleyici olabilir. Patronunuzun size neyi ne zaman yapacağınızı söylemesi sizin neyi öncelikleyeceğinizi ve neyi ne zaman ortaya koyacağınızı kolaylaştırmaktadır. Fakat siz, müşterilere verilen son teslim tarihlerinin yanında hergün işleyen bir iş ve çalışmanın dışında hayatı idare etmekle uğraşıyorsunuz. Zaman yönetimi de bütünüyle bir iş haline geliyor.
Aşağıda belirtilen 16 taktik size zamanınızı iyi yönetmenizde ve önemli gördüğünüz şeylere katılmak için zaman bulmanızda yardımcı olacaktır.
1. Organize Olun
Masanızdaki ya da bilgisayarınızdaki şeyleri bulmak için geçen süre çok büyük bir zaman israfına sebep olmaktadır. Bu sanayisel ve kişisel tercihlere göre değişen şeylerden birisidir; fakat hergün önünüze gelen bilgileri, dosyaları idare etmek için kesinlikle sistemli olmalısınız. Bu bilgisayarınızdaki klasörler, etiketler, dosya klasörleri ve çalışma masanızdaki gelen kutusu olabilir.
Kendinize uygun olanı bulana kadar farklı organizasyon sistemlerini denemelisiniz. Kişisel olarak, ben bilgisayarımda düzenli çalıştığım müşterileri kapsayan “çalışma” adlı bir klasöre sahibim. Üzerinde çalıştığım proje için bir klasör oluştururum ve proje tamamlandığında da bunu “tamamlandı” klasörüne atarım. Ayrıca çok az fiziksel çalışma kağıdına sahibim.
2. Herşey için Çalışma Alanı Ayırın
Size tahsis edilmiş bir çalışma alanına ihtiyacınız var. Eğer bir ofiste çalışıyorsanız, bu idare etmek için yeterince iyidir; ama eğer evde çalışıyorsanız daha fazla çaba sarfetmeniz gerekmektedir. Eğer tahsis edilmiş bir alanınız yoksa size çalışma alanı yaratmak için birkaç tiyo.
Masa Edinin: Akşam yemeği ya da kahve masasında çalışmayı denemeyin. Bu verimli değil ve kendinizi daima bir şeyleri toplarken ya da sonrasında onları geri getirirken bulursunuz. Çalışma eşyalarını düzenleyebileceğiniz bir alana sahip olmanız her zaman iyidir.
Çalışma alanındayken “Çalışma Modu”na geçin: Bu çalışırken iş elbiselerini veya ayakkabılarınızı giyin anlamına gelebilir.
Kullanılmayan Alan Seçin: Evinizde kullanılmayan oda, odanın köşesi hatta dolap var mı ve bunlar yeterince büyük mü? Eğer öle ise kendi ofisinizi buldunuz demektir. Eğer ofisiniz büyük bir odanın parçası ise çalışma eşyalarınızı çalışmadığınız zamanlarda gizlemek için bir dolap almayı unutmayın. Eğer bir dolap veya ufak bir yer ise yerleşik bir masa ve raflandırma çok iyi olabilir. Evinizdeki kullanılmayan kısma kendinize çalışma alanı tahsis etmek için el koyun.
3. Zaman Yönetimi Araçlarından Yararlanın
Zamanınızı organize etmek ve yönetmek için geliştirilmiş yüzlerce araç vardır. Fiziksel günlük defteri veya takvim seçebileceğiniz gibi online uygulamalar da kullanabilir ve hazır yapılmış araçlardan faydalanabilirsiniz. Ben çeşitli araçların kombinasyonunu kullanıyorum. www.rememberthemilk.com benim yapılacaklar listemi saklar. Aylık programım için yaz sil(dry-erase) takvime sahibim. İçinde önemli bilgi bulunan maillerimi de etiketliyorum.
Önceleri, yapılacaklarımı saklamak ve organize etmek için sarı not kâğıtları ve cep boyutunda siyah Moleskine not defteri kullanırdım. Her ikisi de iyi çalıştı; fakat nihayetinde herhangi bir yerden ulaşabileceğim bir yapılacaklar listesine sahip olmak istedim. Tonlarca zaman yönetimi araçları var. Birkaçını dene ve çalışma şekline en uygun olanı tespit et. Herkes için çalışan tek bir çözüm olmamakla birlikte, herkes için kesin bir çözüm vardır.
4. Amaçlarınızı Belirleyin
Amaç belirleme zaman yönetimi için en önemli şeylerden birisidir. Bir amacınız yoksa neyin önemli olduğunu nasıl bilebilirsiniz? Dikkat vermeye ve zaman harcamaya değer olan nedir? En kısa cevabı: “bilmiyorum” olacaktır.
Amaçlar resmi olmak zorunda değildir. Uzun dönemli olmak zorunda da değildir. Amaçlar için gerekli olan, dikkatinizi önemli olan şeye odaklamanızdır.
Amaçlarımdan birisi Perşembe gününe kadar tüm işlerimi bitirmek olabilir, dolayısıyla Cuma günümü boşaltabilir ya da kişisel projem üzerine çalışabilirim. Bu amaç daha verimli çalışmamı sağlar ve böylelikle işi zamanın %80’lik kısmında bitirebilirim.
Amaçlarınız ulaşılabilir ve belli/net olmalıdır. Yinelenen hedefler koyabileceğiniz gibi tek seferlik ve bu ikisinin kombinasyonunu da hedef olarak belirleyebilirsiniz. Bunları bir yere yazmalı ya da sadece aklınızda tutmalısınız. Bir amaca sahip olduğunuzdan emin olun, yeter. Hedefiniz “bu maket logoyu öğlen yemeği öncesinde bitir” gibi olabildiği kadar basit olmalıdır.
5. Son Teslim Tarihi Belirle
Teslim tarihleri bir proje için yerleşik hedeflerin bir çeşididir. Eğer bazı şeylerin Cuma’ya kadar yapılması gerektiğini biliyorsanız işin yapısını Cuma’ya kadar bitecek şekilde ayarlama olasılığınız daha yüksektir. Eğer patronunuz ya da müşteriniz size bir son tarih koymamışsa siz kendinize bu tarihi koymalısınız. Bazı şeyleri bitirmeniz gerektiğini ya da başka bir projeye kaymanız gerektiğini düşünün. Bu tarihleri takviminize koyun ve son tarih olarak bunları mevcut projede işaretleyin. İlave sorumluluk için herhangi birine son tarihler hakkında bahsedin. Ben bazen Twitter veya Facebook’a kendi koyduğum son tarihleri postalarım, böylelikle eğer son tarihleri kaçırırsam arkadaşlarım beni uyarabilsinler. Arkadaş baskısı daha fazla çalışmanızı sağlayabilir.
6. İleriyi Planlayın
Büyük projeksiyonlu planlar hazırla. Bağlı olduğun sanayiye ya da aldığın projelere göre bunlar aylık, 2 aylık ve yıllık olabilir. Daha önce belirttiğim üzere aylık programım ve teslim tarihleri için yaz sil (dry-erase)takvim kullanıyorum. Ayrıca atamaları, önemli günleri ve düzenli çalışma programımla ve teslim tarihlerimle karışabilecek diğer bilgileri de not ediyorum. Çoğu teslimlerim aylık ya da yarı aylık olduğundan aylık takvim benim için harika oluyor. Eğer daha uzun bir teslim periyoduna sahipseniz(veya daha kısa), herhangi bir sürede ne kadar çalışma üstlendiğiniz hakkında fikir sahibi olmak için bir seferde gözden geçirmek istediğiniz toplam zamanı ayarlamak zorundasınız.
7. Önceliklendirin
Yaptığınız işi öncelemeniz gerekir. Acil bitmesi gereken işler hemen yapılır, bundan sonra 1 – 2 hafta içinde bitmesi gerekenler, bundan sonrada herhangi bir iş gelir. Aile önceliklerini de unutma. Çocuklarının ilk futbol maçı önemlidir, bunun en öncelikli olarak belirtildiğinden emin ol. Doktor randevuları, okul oyunları, öğretmen – aile buluşmaları ve partiler de hesaba katılmalı. İşin bitse de bitmese de katılman gerekenleri, çalışmanda önemli bir noktadayken katılmak istediklerini ve işin bitince katılabileceğin şeylerin listesini çıkart.
Programında farklı öğeleri önemlerine göre işaretleme sistemi kullan. Bu farklı öğeleri yazmak için farklı renkte kalem kullanmak veya önemli olanların sağına yıldız koymak ya da önemli olanlar için ayrı bir liste tutmak şeklinde olabilir. Tekrar etmeliyim ki ne yapmak için seçerseniz seçin bu hayat tarzınızla uyumlu olmalıdır.
8. Görevlendirme Yap ya da Dış Kaynak Kullanın
Bir seferliğine dışarıdan yardım almanın hiçbir mahzuru yoktur. Bu bir proje için herhangi birisini ofiste görevlendirmek ya da asistan olarak almak şeklinde olabilir. Aynı zamanda projenin belli bir yönünü(kodlama, araştırma) birisinden sağlayarak projenin daha önemli kısımlarına odaklanma imkânı elde edilebilirsiniz. Daha verimli olmak için işinizin bir kısmını dış kaynak kullanarak (outsourcing) ya da birilerini görevlendirerek sağlamaya ihtiyaç duymayabilirsiniz. Neden evinizin haftada bir temizlenmesi için birisini kiralamadığınızı düşününün? Veya neden cumartesi öğleden sonraları için aracınızın içini dışını yıkamak yerine birisine yaptırmazsınız? Bu tarz dış kaynak kullanımları vaktinizi yapmak istediğiniz daha önemli işlere ayırmanıza olanak tanır.
9. Süreçleri Optimize Edin
İşinizin bir kısmında hemen hemen kesin olarak yaptığınız ve modernize edebileceğiniz çeşitli şeyler vardır. Bu fatura ödeme, arşivleme veya aldığınız bir projedeki herhangi bir şey olabilir.
Bunları modernize ve optimize etmeniz gereklidir. Yaptığınız mevcut işlere bakın ve eğer varsa birleştirebileceğiniz veya ortadan kaldırabileceğiniz adımları görün. Eğer bir web sitesi tasarımcısıysanız, kendi özel şablonlarınızı yaratmalısınız. Veya ödemeler için otomatik fatura programı kullanabilirsiniz.
10. "Hayır" Demeyi Öğrenin
Zaman yönetimindeki en büyük tehlikelerden birisi üzerinde çok çalışmayı gerektirir. Bazı insanlara “HAYIR” demeyi öğrenmelisiniz. Yapabileceğinden daha çok işle uğraşıyorsan, teslim tarihlerini karşılamakta problemler yaşayacağın gibi işinin ve ilişkilerinin kalitesi de bundan zarar görecektir.
Yeni bir iş almadan önce programına bak. Başka bir proje için gerçekten zamanınız var mı? Eğer yok ise müşterinize basitçe zamanınızı harcamanız gereken başka projelerinizin olduğunu açıklayın. Çoğu size teşekkür edecektir. Eğer geri çeviremiyorsanız müşteriye gerçekçi bir teslim tarihi vermelisiniz.
Aynı kurallar kişisel zorunluluklar için de geçerlidir. Hiç kimse size ev sahipleri derneği kuruluna hizmet etmeniz gerektiğiniz söylemez. PTA’ya ya da yerel futbol ligine katılmak zorunda değilsiniz. Ve sadece son 10 yılın her yılı yapmak zorunda olmadığınız birçok şey yaptınız. Ailene, arkadaşlarına, komşularına ve diğerlerine “HAYIR” demeyi öğren ki senin için önemli olan şeylere “EVET” diyebilecek zamana sahip olabilesin.
11. Ne zaman en iyi Çalıştığını Öğren
Serbest çalışmanın en önemli avantajlarından birisi çalışma saatlerini kendinizin ayarlamasıdır. Ne zaman en verimli olduğuna önem ver. Bu, benim için, sabah 9’dan 2 – 3’e kadar ve sonra akşam 6 – 7’den gece 11 – 12’ye kadardır. Eğer verimli olamayacağımı biliyorsam çalışmak için kendimi zorlamam. Fakat eminim ki sabahları ve akşam geç saatlerde çalışma modundayım ve böylelikle üretkenken daha çok iş yapabiliyorum.
12. Düzenli Çalışma Saatleri Belirleyin
Bu ne zaman en iyi çalıştığınla alakalı. Her gün uyabileceğin düzenli çalışma saatlerine sahip olmalısın. Eğer sabah 4’ten öğlene kadar en iyiysen bu zaman aralığında çalışmalı ve öğlen çalışmayı bitirip başka şeylerle uğraşmalısın. Bu aşağı yukarı haftalar için de geçerli. Eğer mümkünse haftanın iki gününü al. Bu cumartesi ya da Pazar olmak zorunda değil, Çarşamba – Perşembe veya Pazartesi – Salı da olabilir. Böylelikle çalışmadığında en verimsiz olduğun zamanları tespit et.
13. Zamanı İsraf Etmeyin
Gün boyunca zaman öldüren şeylere bak. Sık sık Facebook veya Twitter’ı kontrol ediyor musun? Bir bardak su almaya kalkıyor musun? Bu öğleden sonra köpeğini 6 yürüyüşü için dışarı çıkartıyor musun? Bunlar ne olursa olsunlar bunların yeteneklerinin seni yarıda kesmesini en aza indirecek yollar geliştir. Köpeğini öğlenden sonra uzun bir yürüyüşe çıkar, Facebook veya Twitter’ını saatte bir ya da her iki saatte kontrol et ve onları belirlenen zaman harici kapalı tut. Doldurulabilir su şişesi al, böylelikle günde sadece 2 kez kalkmak zorunda kalırsın. Zamanı ne yaparak israf ettiğini belirle ve onları ele.
14. Çoklu Görevden Sakın
Çoklu görevlendirme bazı şartlarda çalışır. Fakat sağlam iş yapmaya geldiğinde çoklu görevlendirme faydadan çok zarar verir. Bir zamanda bir proje üzerine çalış. Bu bir proje bitene kadar başka proje üzerine çalışamayacağın anlamına gelmemekle birlikte iki üç dakikada bir 3 proje üzerinde ileri geri gitmeyeceğin anlamına gelir. Kendine minumum çalışma zamanı ayarla; bu 15 – 20 dakika, hatta 1 saat olabilir ve sonra bu zaman diliminde sadece 1 proje ile uğraş.
15. Sık Tenefüs Al
Moral bozukluğu verimliliğe büyük bir engeldir. Düzenli aralar vermek moral bozukluğunu önler. Bu gün ortasında yürüyüşe çıkmak, öğlen yemeğinden sonra haberleri izlemek, alışverişi akşam yerine ikindide yapmak, her yıl tatil için 2 kez 1 haftalığına izne çıkmak olarak düşünülebilir.
Bu kısa aralar bizi tazeler ve çalışmaya karşı hırsımızı muhafaza eder. Bunlar olmadan yoruluruz ve konsantrasyonumuz da düşer. Ben genelde her öğlen sonrası bir çift saat ara verir ve kendimi evden dışarı atarım. Bu akrabaları ziyaret etmek, biraz alışveriş yapmak, araç sürmek veya yürümek ya da yazları yüzmek şeklindedir. Ayrıca kendimi tazelemek ve gözlerimi dinlendirmek için birkaç kez 5 – 10 dakikalık aralar veririm.
16. Düzenli Ol
Düzen herhangi bir zaman yönetimi sistemi için hayati derecede önemlidir; fakat bu sadece sizin devam ettirmeniz gereken sistem değildir. O, işini yapmak için düzgün şekilde işletmen gereken hayatının tüm parçalarıdır. Bu bilgisayarındaki temel düzenlemeler, çalışma alanınızdaki ve ofisinizdeki temel düzenlemeler ve temel ev düzeni olabilir.
Kendini düzenlemeyi de gözden kaçırma. Her gün bazı alıştırmalar yapmak ve doğru şeyi yemek sizi uzun bir süre boyunca verimli yapar. Kendine hayatındaki şeyleri yapmaya zaman bulmak için neler yapman gerektiğini sormalısın. Evet mesele burada, eğer hayatında ihtiyaç duyulan şeyleri düzenlemezsen bazı şeyler boşa çıkar. Bu iş gününde çamaşırhaneye çamaşırları götürmek için vakit bulamamak olabilir; çünkü sen tamamen kirli kıyafetlerlesindir veya o daha önemli önlenebilir hastalık ya da yara da olabilir. Beklenmeyen bir hastalık ortaya çıktığında bu bizim verimliliğimize zarar verir. Eğer şeyleri birinci sırada düzenlediysen yakalamacılık oynayarak harcadığın zamanı sıfırlarsın. Ve eğer programına sürekli düzenlemeler koyarsan bu senin hiçbir biçimde çok zamanını almaz.
Zaman yönetimi özellikle serbest çalışanların (freelancers)
edinebileceği en önemli niteliklerden birisidir. İyi bir zaman
yönetimiyle gerek profesyonel gerek kişisel yaşamda sizin için önemli
olan birçok şeyi yapacak zaman bulabilirsiniz.